Adminisztrációs munkatárs - Létesítményüzemeltetési terület

Hely: Budapest
Cég: Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem
Kategória: Építőipar, Ingatlan

A Létesítményüzemeltetési Irodára érkező vendégek és ügyfelek fogadása, tájékoztatása, valamint szükség esetén a megfelelő ügyintézőhöz irányítása.Az Iroda napi adminisztratív feladatainak önálló és precíz ellátása.A beérkező és kimenő levelek, valamint az iratok nyilvántartásának vezetése a Poszeidon rendszerben.A beérkező, illetve az Irodán keletkező dokumentumok szakszerű iktatása és kezelése.A vezetői szignálást követően a beérkező iratok továbbítása és szétosztása az ügyintézéssel megbízott munkatársak részére.A Létesítményüzemeltetési Iroda levelezésének és iratanyagának rendszerezése, lefűzése, valamint az irattári elhelyezéshez kapcsolódó feladatok ellátása.Az Iroda hivatalos e-mail címére érkező elektronikus levelek kezelése, továbbítása, valamint szükség szerinti iktatása.A mindennapi munkavégzés során használt adminisztrációs informatikai rendszerek – többek között a Fluenta és a Poszeidon – magabiztos használata.Az igazgatóság gazdálkodásához és a beérkező számlákhoz kapcsolódó adminisztratív nyilvántartások vezetése.A számlák Poszeidon rendszerből történő letöltése, rendszerezése és továbbítása az illetékes ügyintézők részére.A Gazdasági Igazgatóság részére szükséges pénzügyi adatok és adminisztratív információk biztosítása.A Létesítményüzemeltetési Iroda bélyegzőinek nyilvántartása és a kapcsolódó adminisztráció vezetése.Közreműködés a Létesítményüzemeltetési Iroda leltározási feladatainak előkészítésében és lebonyolításában, a leltári nyilvántartások kezelésében, valamint az eszközmozgások adminisztrációjában.Kis értékű tárgyi eszközök átadásával, visszavételével és nyilvántartásával kapcsolatos feladatok ellátása.Kapcsolattartás a bérelt eszközök szolgáltatóival, valamint a műtárgyak szállításával, tárolásával és kihelyezésével kapcsolatos ügyintézés koordinálása.Közreműködés beszerzési eljárások szakmai előkészítésében és a kapcsolódó adatszolgáltatások összeállításában.A Létesítményüzemeltetési Iroda vezetőjének és a csoportvezetők napi munkájának támogatása (megbeszélések szervezése, emlékeztetők, jegyzőkönyvek vezetése stb.)Kapcsolattartás az Egyetem szervezeti egységeivel és külső partnereivel a feladatkörhöz kapcsolódó ügyekben. Középfokú végzettségLegalább 1-3 év adminisztratív, üzemeltetési, létesítménygazdálkodási vagy koordinációs területen szerzett tapasztalat.Magabiztos MS Office ismeret Elvárt kompetenciák:  Önálló, felelősségteljes munkavégzés, ugyanakkor csapatban való együttműködési képességKomplex problémamegoldó képességMegbízhatóságJó szervező- és koordinációs készség, több párhuzamos feladat kezelésének képességeÜgyfél- és szolgáltatásorientált szemléletMagabiztos kommunikációs és kapcsolattartási készségPontos, precíz adminisztrációs készKözépfokú végzettségLegalább 1-3 év adminisztratív, üzemeltetési, létesítménygazdálkodási vagy koordinációs területen szerzett tapasztalat.Magabiztos MS Office ismeretElvárt kompetenciák: Önálló, felelősségteljes munkavégzés, ugyanakkor csapatban való együttműködési képességKomplex problémamegoldó képességMegbízhatóságJó szervező- és koordinációs készség, több párhuzamos feladat kezelésének képességeÜgyfél- és szolgáltatásorientált szemléletMagabiztos kommunikációs és kapcsolattartási készségPontos, precíz adminisztrációs készség és dokumentációs szemléletProaktív hozzáállás, megoldásorientált gondolkodásség és dokumentációs szemléletProaktív hozzáállás, megoldásorientált gondolkodás Felsőfokú végzettségPoszeidon, Fluenta, TOPdesk vagy hasonló rendszerek ismerete előnyt jelent SZÉP kártyaKedvezményes bérletek a BME SportközpontbanEgyéni finanszírozású, kedvezményes AYCMKedvezményes parkolási lehetőség a BME Campusának területénKedvezmény a SZKÉNÉ SzínházbanA Munka törvénykönyve által biztosított szabadságnapokon kívül évente plusz 5 nap BME-s szabadságHeti 1 nap home office lehetőség

Címkék: Alkalmazotti jogviszony, Középiskola

profession.hu - kb. 6 órája

További információ és jelentkezés